Les logiciels de paie sont indispensables mais ne remplacent pas l’expertise du gestionnaire. Celui-ci devra automatiser et sécuriser la paie dans l’outil, par le paramétrage des données, leur actualisation et la mise en place de contrôles efficaces.

Chacun le sait, la paie est un sujet sensible. Une seule erreur et les conséquences peuvent être sérieuses pour l’employeur : conflit avec les salariés, redressement de la part des organismes sociaux, perte financière. La vigilance est donc de mise.

Paramétrer et automatiser la paie

Les logiciels spécialisés devront être maîtrisés par le gestionnaire de paie mais également  par au moins un autre utilisateur, de manière à sortir la paie en toutes circonstances.

Le paramétrage de la paie est la première étape à mettre en œuvre. Il consiste à renseigner de nombreuses rubriques dans l’outil. En voici quelques-unes :

● les informations sur l’entreprise et ses établissements : convention collective, périodes de paie, données bancaires, DADS-U… S’y ajoutent les données chiffrées sur chaque catégorie de personnel : salaires de base, modalités de calcul de l’ancienneté ainsi que des primes mensuelles ou non, des retraites…

● les données relatives à chaque salarié : identité, situation de famille, postes occupés, catégorie, affectation à une convention collective, ancienneté, contrats, régimes, données bancaires…

Il faut ensuite automatiser les calculs. Cette phase comprend plusieurs étapes :

● analyser et préparer toutes les données qui généreront les calculs automatisés dans l’outil,

● entrer les données dans le logiciel,

● tester tous les calculs pour les fiabiliser.

Les contrôles et les alertes

Une fois les informations et données chiffrées intégrées dans le logiciel de paie, le gestionnaire met en place des contrôles rigoureux avec des alertes à des points sensibles de la paie. Ils lui permettront de corriger des erreurs et de maîtriser les écarts possibles entre la DADS, le livre de paie et les bordereaux de charges. Il veillera également à concevoir un guide de procédures détaillé.

La paie exacte grâce à l’actualisation des paramètres

Les lois, les règlements et les conventions collectives évoluent régulièrement, entraînant des conséquences sur la paie. Le gestionnaire doit alors répercuter les changements au plus vite dans le logiciel.

La connaissance parfaite de son outil ou une veille réglementaire rigoureuse sont deux ingrédients essentiels pour réaliser une paie exacte et des déclarations annuelles sans fautes.

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