Notes de frais
Ces dépenses font l’objet de notes de frais.
Établissement des notes de frais
Elles doivent comporter des informations très précises : date de la dépense, somme, motif ; en cas de repas au restaurant, détail des personnes conviées et raison de l’invitation ; pour des frais de déplacement, le nombre de kilomètres, le type de voiture...
Modalités de remboursement des frais
L’employeur peut rembourser les frais sous deux formes :
- le remboursement des frais réels : le salarié récupère la somme exacte qu’il a engagée, en présentant les justificatifs (tickets de parking ou d’autoroute, factures de restaurant, d’hôtels...) ;
- l’indemnisation forfaitaire : le salarié perçoit une allocation pour couvrir ses dépenses de nourriture, de logement, de déplacement, etc. Le montant, connu à l’avance, est calculé selon un barème fixé par l’Urssaf et révisé chaque année. Il n’a pas à fournir de justificatifs.
Si l’employeur ne rembourse pas
Lorsque l’employeur refuse de rembourser des frais professionnels justifiés, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.
Régime fiscal des remboursements de frais
- Pour l’employeur : les frais professionnels sont exonérés de charges sociales sous certaines conditions définies par la loi.
Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
- Pour le bénéficiaire du remboursement des frais : le montant perçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.
